こんにちは、みおです。
昨日アップした経理・総務の「あるあるな1日」、たくさんの方に読んでいただけて本当に嬉しいです。
ありがとうございます！
あの記事を読んで、「そうそう、私の毎日もこんな感じ！」と思ってくださった一方で、手帳をめくりながらこんな風にため息をついている方はいませんか？
「業務の棚卸しやマニュアル化が大事なのは分かった。
でも、私のやっている仕事って、わざわざマニュアルに書くほど特別なことじゃないしなぁ…」
「毎日『普通に』やっていることすぎて、何をどう書けばいいのか分からない」
実は、これこそが社内でマニュアルを作ろうとしたときに、全員が最初にぶつかる一番大きな壁なんです。
今日は、なぜ「普通にやっていること」ほどマニュアル化しにくいのか。
その意外な3つの理由と、そこから抜け出すヒントをお話しします。
理由①：「無意識の職人技」になっているから
バックオフィスの担当者さんって、本当に優秀な方が多いんです。
毎日当たり前のようにルーティンをこなしているうちに、その仕事が「呼吸をするのと同じくらい無意識」にできるようになっています。
たとえば、次のような作業をするとき、みなさんは何を考えていますか？
- 「届いた請求書の情報を、会計システムに入力する」
- 「新しいメンバーの入社手続きのために、書類を準備する」
きっと、頭でイチイチ手順を考えなくても、手が勝ために動いていますよね。
でも、これをいざ「マニュアルにしよう！」と思って白い紙を前にすると、途端にペンが止まってしまいます。
なぜなら、自分にとっては「右足を出して、次に左足を出す」くらい当たり前すぎて、わざわざ言葉にするのが難しいからです。
あなたが「普通」だと思っているそのスピードや判断力は、実は長年の経験で培われた、立派な「無意識の職人技」なんですよ。
理由②：「ちょっとした判断」が隠れているから
マニュアルを作ろうとして、とりあえず「請求書を開いて、システムに入力する」と書いてみたものの、
「…いや、これだけじゃ伝わらないな」と消した経験はありませんか？
バックオフィスの仕事には、一見シンプルに見えて、実は脳内で高度な「条件分岐」を行っている場面がたくさんあります。
- 「基本はこの項目を入れるけれど、〇〇社からの請求書だけは、ここに特殊なコードを入れなきゃいけない」
- 「この書類の提出期限は基本25日だけど、今月は土日が入るから23日に前倒ししなきゃ」
こういう「時と場合による、ちょっとした判断」を、みなさんはこれまでの経験から、瞬時に、当たり前にやっています。
いざ一人でマニュアルを作ろうとすると、この「例外ルール」が次から次へと頭に浮かんできて、
「あれも書かなきゃ、これも書かなきゃ……うわぁ、まとまらない！」とパニックになってしまうのです。
理由③：「そんなの当たり前でしょ？」と省略してしまうから
マニュアル作成でよくあるのが、「そこまで書かなくても見れば分かるよね」と、無意識に手順を省略してしまうことです。
たとえば、次のような小さなルール。
- 「作成したファイルは、どのフォルダに、どんな名前（例：取引先名_年月）で保存するのか」
- 「この申請メールを送るときは、必ずCCに営業部長を入れる」
- 「この書類を郵送するときは、どのクリアファイルに入れるのか」
これらは、あなたにとっては「空気のように当たり前」の知識です。
でも、新しく入ってきた人や引き継ぐ側にとっては、
「最初に教えてもらわないと絶対に分からない、超重要情報」だったりします。
本人にとっては当たり前すぎて、マニュアルに書く必要性すら感じない。でも、周りはそこが分からなくて手が止まってしまう。
だからマニュアル化とは、「特別な仕事を書くこと」ではなく、「あなたの『当たり前』を言葉にすること」なんです。
あなたの「普通」を宝物に変える方法
「当たり前すぎて言葉にできない」
「例外が多すぎてまとまらない」
「どこまで細かく書けばいいか分からない」
だからこそ、一人でパソコンに向かって業務マニュアルを作成するのは、最初から無理があるんです。
自分自身の脳内を、自分一人で客観的にのぞき込むのは、プロでも至難の業ですから。
そこで大切なのが、昨日もお話しした「外の目に喋る」ということです。
私たちフィアクレーの「VK Assist」は、あなたが「普通です」と言って通り過ぎようとする仕事の裏側に、じっと目を光らせます（笑）。
みなさんが「毎日、請求書を入力してるだけですよ」と教えてくださったら、私たちはそこから、
「そのファイルって、いつもどこに保存していますか？」
「営業部長へのCCが必要なのは、どんなときですか？」
と、パズルのピースを探すように質問のラリーを重ねていきます。
そうして、まずは土台となる「基本のルール」を綺麗に整えながら、つまずきやすい「よくある例外」まで、
あなたの頭の中に眠っていた「無意識の職人技」や「当たり前すぎて忘れていたルール」を、ぽろぽろと言葉にして紡ぎ出していくんです。
みなさんはただ、質問に答えて普段の愚痴をちょっぴり混ぜながら（笑）、楽しくおしゃべりをしてくれるだけで大丈夫。
それを綺麗なマニュアルや業務フローという「会社の宝物」に変えていくのが、私たちの仕事です。
一人で白い画面と戦って「私には書けない……」と落ち込む必要は、もうありません。
あなたの「普通」は、会社にとっては大切な資産です。
まずはその素晴らしいお仕事、私たちに楽しくインタビューさせてくれませんか？
手帳にあなたの仕事のステップを書き込めるのを、いつでも楽しみに待っています！
