こんにちは、みおです。
前回までの3部作で、「業務を整理して仕組み化すると、毎日ただ作業を回す人から、会社をより良くする人へステップアップできるんですよ！」という未来のお話をさせていただきました。
手帳を開いて未来の作戦を練るのって、本当にワクワクしますよね。
……ただ、ここで新しい疑問が湧いてきませんか？
「みおさん、業務の棚卸し（見える化）が大切なのは分かった。
でも、具体的に私のこの毎日のバタバタの、何をどう整理すればいいの？」と。
「業務棚卸し」なんて少し硬い言葉を使われると、
なんだか大がかりな表をイチから作らなきゃいけない気がして身構えてしまいますよね。
そこで今日は、少人数企業のバックオフィスでよくある
「経理のAさん」と「総務のBさん」のリアルな1日をのぞき見しながら、
「ここをこうやって整理していくんだよ」という具体例をお話しします。
「あ、これまさに今の私の1日だ……！」
と、お茶を片手に気楽に読んでみてくださいね。
【事例1】経理・Aさんの「消込と催促に追われる1日」
まずは、毎月月末になると胃がキリキリ痛むという、経理担当のAさんの1日を見てみましょう。
- 09:00
出社。ネットバンキングの入出金明細を確認しながら、売掛金の入金消込スタート。 - 10:30
画面と請求書を突き合わせて電卓をパチパチ。
「……あれ？金額が440円足りない？」と手が止まる。
営業担当の鈴木さんに「これ、先方から何か聞いてる？」とチャットするも、営業外出中で既読がつかない。 - 13:00
お昼休み明け。
鈴木さんから
「あ、それ先方が間違えて手数料引いて振り込んじゃったみたい！」と軽い返信が来て、ガックリ。
（やっぱり先方のミスか……また修正の連絡しなきゃ、とため息。） - 14:00
先月分の未入金リストを作成し、各営業へ「催促お願いします」のメール攻撃。 - 16:00
「催促メール、代わりに経理から送っといてよ」と営業から泣きつかれ、結局Aさんが文章を作って送る羽目に……。
💡 みおの「ここを整理しましょう！」
Aさんの1日、本当にお疲れ様です……！
このバタバタを棚卸しするとき、私たちは
「Aさんの頑張り」を責めるのではなく、
「どこで迷子（タイムロス）が発生しているか」を文字にしていきます。
- 課題①： 入金金額が違ったときの「確認ルール」が決まっていない
- 課題②： 未入金の催促を「誰が・いつ・どの文面でやるか」が個人の判断になっている
ここを整理して、
「金額が違ったらまずはこのフォーマットで営業にチャット確認する」
「催促は毎月〇日に、営業の事前チェックを挟んだ上で、この文章で経理から送信する」
という業務フローに落とし込む。これが、経理における業務の棚卸しです。
【事例2】総務・Bさんの「名もなき雑務に振り回される1日」
続いて、総務・人事・労務、さらには買い出しまで何でもこなす、マルチプレイヤーBさんのである1日です。
- 09:30
PCを開いて契約書のチェックを始めようとした瞬間、来客。お茶出しをする。
- 10:00
「みおさん、複合機のトナーが切れた！」と叫ばれ、インクの交換へ。
ついでに在庫を見たら、コピー用紙も残り1箱。
「誰か使い切ったら教えてよ……」と心の中で呟きながら、ネットで注文。
- 11:30
新入社員の入社手続き書類を作ろうとしたら、前回のデータがどこにあるか分からない。
サーバーのフォルダを彷徨うこと30分。
- 14:00
ようやく集中して契約書を読もうとしたら、今度は電話。
- 17:00
気がつけば夕方。
「今日、私何してたっけ……？」と思いながら、一番やりたかった重たい書類仕事をやっと開始（もちろん残業）。
💡 みおの「ここを整理しましょう！」
Bさん、本当に目が回るような1日ですね。
総務の仕事って、こういう「名もなき雑務」が突発的に入るのが一番のツラいところです。
Bさんの業務を棚卸しするときは、
「思考停止でできる作業」と「集中したい頭を使う仕事」をハサミでチョキチョキ切り分けるように整理します。
- 備品管理： 「残り1箱になったら、このURLからこれを発注する」をルール化して、誰でもできるようにする（マニュアル化）。
- データ管理： 「新入社員の手続きフォルダはここ」という階層ルールを整える（ナレッジ管理）。
突発的なお茶出しやトナー交換の「手順」を仕組み化して他のメンバーにも共有できれば、Bさんが本当に集中したい契約書チェックの時間を、しっかりブロックできるようになります。
「私の1日」をそのまま喋るだけで、棚卸しは完了する
いかがでしょうか？
経理のAさんも、総務のBさんも、やっていることは特別な魔法ではありません。
ただ、「その場その場の判断」や「その人だけの記憶」に頼って動いている部分が多すぎるだけなんです。
業務の棚卸しというのは、難しい関数を組むことではありません。
「今日、何に時間を取られたかな？」 「どこで手が止まったかな？」
そんなリアルな1日を、そのまま書き出していく作業なんです。
「なるほど。でも、自分の1日を客観的に見て、どこがボトルネックかを見つけ出すのはやっぱり難しそう……」
そう思ったら、ぜひ私たちフィアクレーの「VK Assist」を頼ってください。
みなさんが大がかりな表を作る必要は一切ありません。
今日ご紹介したAさんやBさんのように、
「実は昨日、鈴木さんの確認待ちで1時間無駄にしちゃって」
「備品の在庫チェックが面倒で」
といった日々のバタバタや愚痴（笑）を、そのまま私たちに喋っていただければ大丈夫です。
私たちは、そのお話の中から
「ここがマニュアル化できますね」
「このフローは順番を変えましょう」
と、パズルのピースを合わせるように、綺麗な仕組みへと組み立てていきます。
まずは、あなたの「あるあるな1日」を、私たちの手帳に書き込ませてくださいね。
実は、「請求書を送る」「備品を発注する」といった当たり前の作業ほど、本人にとっては当たり前すぎて説明できません。
そして、それこそがマニュアル化で一番つまずくポイントなんです。
次回は、その意外な落とし穴についてお話しします。どうぞお楽しみに！
