こんにちは、みおです。
昨日の記事で、AIやツールを入れる前に「まずは業務を整理することから始めましょう」というお話をさせていただきました。
散らかったお部屋に新しい収納ボックス（ツール）を買ってきても、結局また散らかっちゃうのと同じですよ、というお話です。
大変ありがたいことに、多くの方に読んでいただけたようで、手帳を開きながら嬉しく数字を眺めていました。
……ただ、それと同時に。
もし私が、毎日山のような書類と戦っている現場の担当者だったら、こう叫んでいたと思うんです。
「みおさん、正論はよーく分かった。でもね、その『整理する時間』すら、今のバタバタじゃ1分も取れないのよーーー！」って（笑）。
今日は、そんな「重要性は分かっているけれど、目の前の仕事で手一杯！」という、リアルな現場の味方になりたくて、この記事を書いています。
自分の仕事って、自分では「普通」すぎて気づけない
毎日、総務も経理も人事も兼任して、電話対応をしながらExcelにデータを打ち込んで……と動いていると、1日は本当にあっという間です。
気がつけば夕方で、「今日も自分のやりたかった改善仕事が何もできなかった」と、落ち込みながらPCを閉じる日もありますよね。
そんな状態で、「さあ、業務フローを書き出して、属人化している作業を洗い出そう！」なんて、よほどの気力が残っていないと無理です。
それに、もう一つ落とし穴があります。
毎日当たり前にやっている仕事って、自分にとっては「空気」みたいに自然なことになってしまっているんです。
- 「このデータは、あっちのファイルからコピペして、こっちの形式に直して……」
- 「〇〇さんの確認をもらってから、このシステムに入力して……」
これ、他人から見たら「ものすごい複雑なパズル」なのに、ずっとやっている本人は「え？いつも通りやってるだけだけど……」と思ってしまうもの。
つまり、日々のバタバタの渦中にいるときは、「時間が足りない」だけでなく、「自分で自分の仕事を客観的に見るのが、そもそも難しい」という二重のハードルがあるんです。
一人で抱え込まず、誰かに「喋る」だけで整理は始まる
じゃあ、どうすればいいのか。
私がおすすめしたいのは、「一人でノートに向かって整理しようとしないこと」です。
お部屋の片付けも、自分一人だと「これ、何かに使うかも…」と手が止まってしまいますが、友達に「これ何に使うの？」と聞かれると、「あ、実はもう1年も使ってないや」と、あっさり手放せたりしますよね。
業務の整理も、まったく同じ。
一番手っ取り早くて疲れないのは、誰かに「普段やってる仕事を口頭で喋る」ことなんです。
「毎朝会社に来たら、まず何から始めますか？」
「そのあと、どのシステムを開いて、何を打ち込んでます？」
そんな風に、誰かから質問されて、それに答えていくだけ。
「あ、そういえば月曜日はいつもこの入力作業で2時間潰れてますね」
「この確認、実は前後の工程を考えたら省けるかも……？」
不思議なことに、人に説明しようと口に出した瞬間に、自分の頭の中の「ごちゃつき」が、するすると紐解けていく感覚を味わえるはずです。
頑張るバックオフィスに、ちょっとした「頼り先」を
もし社内に、「ちょっと私の仕事の愚痴……じゃなくて、業務の棚卸しに付き合って！」と言える仲間がいれば、ぜひランチの時間にでも壁打ち相手になってもらってください。
でも、少人数企業であればあるほど、周りのみんなも同じように限界までバタバタしていて、声をかけるのが心苦しいことも多いと思います。
そんなときは、会社の外にいる「業務整理のプロ」を、1時間だけ頼ってみるのも一つの手です。
私たちフィアクレーが提供している「VK Assist」も、まさにそんな現場の担当者さんの“壁打ち相手”になるためのサービスです。
大がかりなシステムを売るためのヒアリングではなく、ただただ「今、現場で何が起きているのか」「どこがボトルネックになっているのか」を、お茶を飲みながらおしゃべりする感覚でじっくり伺います。
あなたが普段「普通にやっていること」を言葉にするだけで、私たちがそれを綺麗な業務フローやマニュアルの土台へと形にしていきます。
「自分で整理する時間がないなら、その『整理するプロセス』ごと、外の力を借りてみよう」
そんな風に少しだけ肩の力を抜いて、誰かを頼る選択肢を頭の片隅に置いておくだけでも、明日の朝、デスクに向かう気持ちがちょっと軽くなりませんか？
まずは、今夜はお気に入りの温かい飲み物でも飲んで、今日一日頑張った自分を労ってあげてくださいね。
