少人数で業務を回していると、
「やることは増えるのに、人は増やせない」という状況になりやすいですよね。
しかし、業務改善は 大きな改革ではなく、小さな一歩から始められます。
この記事では、今日から無理なく始められる
少人数体制のための業務改善の５ステップ を紹介します。
STEP１：業務の流れを「見える化」する
まずは今の業務を、できるだけシンプルに洗い出します。
- 「誰が」
- 「どの作業に」
- 「どれだけ時間を使っているか」
付箋でもノートでも構いません。
改善は、現状を知ることから始まります。
STEP２：すぐに効果が出る業務に絞る
すべてを一度に変える必要はありません。
特に改善しやすいのは次の業務です：
- Excelやシステムへの転記作業
- 月次・週次で繰り返す報告書作成
- 定型メール・定型資料の作成
「負担が大きい × 手をつけやすい」領域 から取り組むことで、
すぐに効果を実感できます。
STEP３：作業手順・文書をテンプレ化する
業務が属人的になる最大の理由は、
「やり方が人によって違う」 ことです。
- 書類の書き方
- 台帳の項目
- メールの文面
これらを 統一しておく だけで、
引き継ぎや対応がぐっと楽になります。
STEP４：自動化できるところにAIを使う
AI導入は「最後の一手」でOKです。
- ChatGPT で文面作成・要約・返信ドラフト
- スプレッドシートで自動集計・自動更新
- RPAや自動化ツールを補助的に
AIは“置き換え”ではなく “楽にするため” に使います。
STEP５：共有ルールを1つだけ決める
改善が続かない会社の共通点は、
「ルールが多すぎる」 こと。
逆に言うと、
迷わない仕組み = 改善が続く仕組み
例）
- 書類は「このフォルダ」
- 台帳は「これひとつ」
- 連絡は「このチャット」
たった1つ決めるだけで、現場の混乱がなくなります。
まとめ
業務改善は「一気に変えること」ではありません。
小さな改善を積み重ねることで、現場は確実に楽になります。
焦らず、少しずつ整えていきましょう。
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